Varför projekthantering i byggbranschen behöver sluta laga hål med Excel.
Projektekonomi
Daniel Grundh
VD, TagsIT Solutions
Det är första veckan i månaden, ekonomichefen öppnar en rapport som visar att projekt #2407 ligger 1,2 miljoner över budget. Projektledaren öppnar sin egen Excel och ser att samma projekt ligger 400 000 under. Båda har rätt, utifrån sina egna data. Men båda har också fel. Utifrån verkligheten.
Den här scenen utspelar sig varje månad på bygg- och entreprenadföretag i hela Sverige. Inte för att människorna är slarviga, utan för att systemen aldrig lärt sig prata med varandra. Mellanrummet fylls med Excel, manuella avstämningar och magkänsla. Ju större projektportfölj, desto dyrare blir det att inte veta vilken siffra som faktiskt stämmer.
När projektuppöljningen har två resultat men saknar sanningen
På de flesta byggföretag bor projektdata i ett system och ekonomidata i ett annat. Produktionen rapporterar i ett projektverktyg. Ekonomin sitter i affärssystemet och bokför fakturor, löner och periodiseringar. Däremellan finns en kedja av exporter, importer, manuella justeringar och mejlade Excel-ark.
Det funkar. På sätt och vis. Men priset är högt:
- Tidsförskjutning. Ekonomin vet hur det gick förra månaden. Produktionen tror sig veta hur det går just nu. Ingen vet säkert.
- Versionsfel. Vilken Excel är senaste? Den i mejlen, den på servern, eller den projektledaren har på sin laptop?
- Förlorat förtroende. När siffrorna inte stämmer slutar folk lita på dem. Och då fattas beslut på känsla istället för på data.
- Risken i de stora projekten. Ett projekt på 80 miljoner med 5 % felmarginal i prognosen är 4 miljoner i osäkerhet. Det är inte avrundningsfel, det är resultatet.
”Det är inte att Excel är dåligt. Det är att Excel används för att lösa ett problem som egentligen är ett systemproblem. Och då blir Excel limmet som håller ihop ett bygge som hela tiden riskerar att glida isär.”
Excel är inte boven, men inte heller lösningen
Excel är ett av världens bästa analysverktyg. Problemet uppstår när Excel slutar vara analys och börjar bli infrastruktur. När hela företagets projektuppföljning hänger på att en kollega laddar ner en fil, klistrar in i en mall och mejlar vidare, då är det inte längre ett kalkylprogram. Då är kalkylarket en kritisk integration som ingen byggt, ingen ansvarar för och ingen kan testa.
De flesta ekonomichefer inom Bygg- och entreprenad känner igen sig i något av det här:
- Månadsbokslutet tar tre dagar längre än det borde, eftersom hälften av tiden går åt till att stämma av vad produktionen säger mot vad bokföringen säger.
- Prognoserna görs i ett Excel-ark som ingen riktigt vågar förändra, för det är så många formler som hänger ihop.
- När en projektledare slutar försvinner halva uppföljningen med personen, eftersom logiken bara fanns i hens huvud och i hens kalkyl.
Det här är inte ett Excel-problem. Det är en brist på systemintegration som har fått växa ut i Excel.
Vad händer när projekthanteringen och ekonomi pratar med varandra?
Integrationen mellan Visma Net och projekthanteringssystem är byggd för att lösa exakt det här. Inte genom att ersätta Excel. Det kommer fortfarande finnas plats för analys, scenarier och rapporter. Utan genom att se till att grunddatan bara finns på ett ställe, och att den är samma för ekonomi och produktion.
I praktiken betyder det:
En enda projektsanning. Tidrapporter, inköp, fakturor och ÄTA-arbeten registreras där de uppstår och hamnar automatiskt i rätt projekt, rätt konto och rätt period i Visma Net. Ingen dubbelregistrering. Ingen exportfil att maila.
Realtid istället för månadsslut. Projektledaren ser kostnaden samma dag den uppstår, inte fyra veckor senare. Ekonomichefen ser samma siffra. Diskussionen kan handla om åtgärder istället för om vems data som är rätt.
Spårbarhet hela vägen. Från en faktura i Visma Net kan du klicka dig in i projektet och se vad den hör till. Från en projektkostnad kan du klicka dig till underlaget i ekonomisystemet. Revisorn blir glad. Det blir du också.
Mindre manuellt arbete och mer tid till styrning. När ekonomiavdelningen inte längre lägger två dagar i månaden på avstämning, frigörs tid för det som faktiskt gör skillnad: prognoser, riskbedömningar och dialog med projektledarna.
Oljibe-caset: från manuell avstämning till en gemensam siffra
Oljibe är ett av de byggföretag som tagit steget. Innan integrationen mellan Next Projekhatnering och Visma Net såg det ut som det gör hos så många andra: två parallella verkligheter, månadsslut som drog ut på tiden och prognoser som alltid landade strax efter att de behövdes.
Efter integrationen:
- Ekonomi och produktion arbetar mot samma data. Inga fler diskussioner om vems siffra som gäller.
- Snabbare bokslut. Manuella avstämningar mellan systemen är borta, och ekonomiteamet får tillbaka tiden de tidigare la på att jaga underlag.
- Skarpare projektuppföljning. Projektledarna ser kostnaderna i realtid och kan agera innan ett projekt börjar glida – inte efter.
Det är inte magi. Det är att infrastrukturen plötsligt gör det den ska göra: när datan från där den uppstår till där den ska användas, utan att en människa behöver vara mellanhand.
Vad du kan göra redan nu
Om du känner igen dig i scenen vi öppnade med – två system, två siffror, en månadsavstämning som tar längre tid än den borde – så finns det tre frågor värda att ställa internt den här veckan:
- Hur många timmar i månaden lägger vi på att stämma av produktion mot ekonomi? Multiplicera med en realistisk timkostnad. Det är vad Excel-limmet kostar.
- Hur ofta händer det att ett projekt landar fel mot prognos och kan vi peka på exakt när vi borde ha sett det? Om svaret är ”för sent”, är det en datafråga, inte en kompetensfråga.
- Vad skulle vi göra med två extra arbetsdagar i månaden i ekonomiteamet? Det är ungefär vad integrationen mellan Visma Net och projekthanteringssystemet brukar frigöra.
Slutord
Byggbranschen är van vid att lösa problem på plats. Det saknas en bit, så lagar man hålet. Det funkar bättre för betong och armering än det fungerar för data. Excel som lim mellan två system är ett provisorium som ingen orkar riva, men som kostar mer än det smakar. Och som upprepas varje månad och varje projekt.
Två system, en verklighet. Det är så det borde se ut. Och med integrationen mellan Visma Net och ert projektsystem är det också så det kan se ut.
När ekonomi och projekt pratar samma språk
Vi på TagsIT har implementerat den integrerade plattformen i över 300 bygg- och entreprenadbolag i Sverige. Se hur Visma Net och Next Projekthantering hänger ihop och vad det konkret innebär för projektekonomi, ÄTA-hantering och fakturering.